Openheid in de stichting
Deze pagina vertelt hoe we ons werk willen laten zien: wat we vastleggen bij besluiten, giften en fouten, hoe we die vermeldingen tegen ongemerkte wijziging beschermen en wat daarvan nu al werkt. Over het geld zelf gaat de pagina Het geld van de stichting.
Een stichting die mensen om vertrouwen vraagt, moet laten controleren hoe ze besluiten neemt, fouten herstelt en haar eigen regels verandert. We willen dat begrijpelijk is wie besluiten neemt, over welke middelen die beschikt, waarop de bevoegdheid berust en hoe het handelen kan worden beoordeeld.
Stand op 31 oktober 2026. Van de openbare registers werkt er één: het register van statutenwijzigingen. De andere vijf willen we nog opzetten; hieronder beschrijven we wat erin zal staan.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, hoofdstuk 12 en manifest, paragraaf 7.1.
Zes registers#
| Register | Inhoud | Stand |
|---|---|---|
| Register van bijdragen en uitgaven | Elke storting en elke uitgave met datum, bedrag en beschrijving | werkt |
| Voordelenregister | Voordelen en banden van mensen die de stichting besturen, over uitgaven beslissen of haar vertegenwoordigen | zal worden opgezet |
| Besluitenlogboek | Belangrijke besluiten: doel, varianten, grondslag, budget en later het resultaat | zal worden opgezet |
| Register van fouten en lessen | Wezenlijke fouten, hun gevolgen en wat we ervan hebben geleerd | zal worden opgezet |
| Register van statutenwijzigingen | Statutenversies en geplande wijzigingen met onderbouwing | werkt |
| Register waaraan alleen kan worden toegevoegd | Vingerafdrukken (korte controlesommen) van de andere registers die elke ongemerkte wijziging zichtbaar maken | zal worden opgezet |
Kostencategorieën, voorwaarden van grotere overeenkomsten, besluiten en hun onderbouwing moeten openbaar zijn. Daarbij beschermen we persoonsgegevens en toegangsgegevens: in het register van bijdragen en uitgaven publiceren we de omschrijvingen van overschrijvingen niet, schrijven we zelf de beschrijving van elke vermelding en verbeteren we onjuiste vermeldingen openbaar.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, hoofdstuk 4 en hoofdstuk 12.
Het voordelenregister in eenvoudige woorden#
Het register zal mensen omvatten die de stichting besturen, over uitgaven en opdrachten beslissen of haar vertegenwoordigen, uitsluitend voor zover het die rollen betreft. Privé-inkomsten en relaties die losstaan van de rol blijven privé. We vermelden voordelen die in verband met de rol worden ontvangen, bijvoorbeeld een door een bedrijf betaalde vlucht of overnachting voor een conferentie, geschenken en steun via patronageplatforms en rechtstreekse stortingen. Steun van particulieren tonen we gezamenlijk, die van bedrijven en instellingen bij naam. Een gezamenlijke beschrijving ontslaat niet van beoordeling van een belangenconflict: een situatie waarin iemand over een zaak beslist van een persoon of bedrijf waarvan die zelf iets heeft ontvangen. Als een patron een opdracht van de stichting probeert te krijgen, maken we die band bekend.
Hoe zit het met giften?
- Kleine geschenken, zoals een pen of gadget van een bijeenkomst, mogen persoonlijk worden aangenomen; ook die vermelden we; kleine geschenken van één evenement nemen we samen op.
- Waardevollere giften, zoals een grafische kaart, server of apparaatprototype, aanvaarden we namens de stichting: ze worden deel van haar vermogen en dienen gezamenlijke taken.
- De ontvanger beoordeelt eerst zelf waar de grens ligt; we leggen die niet met een vast bedrag vast.
We aanvaarden geen voordelen op voorwaarde van promotie, aanbevelingen, bevoorrechte toegang tot het team of concessies bij besluiten. Iemand met een band met de betreffende kwestie neemt niet deel aan de besluitvorming erover. Een voordeel moet binnen 30 dagen na ontvangst worden geregistreerd; een band met een gepland besluit moet vóór dat besluit bekend worden gemaakt. We zullen een eenvoudige meldingswijze voorbereiden, ook met hulp van de assistent.
Het register dient voor controle, niet voor promotie: vermeldingen hebben dezelfde zakelijke vorm, zonder logo's en reclamelinks, en een vermelding betekent op zichzelf geen aanbeveling of partnerschap. Bezwaren worden beoordeeld door mensen zonder band met de gever of ontvanger.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, hoofdstuk 7 en manifest, paragraaf 7.1.
Elk besluit met onderbouwing#
Bij elk belangrijk besluit willen we in het besluitenlogboek vastleggen:
- het doel;
- overwogen varianten en bronnen;
- wie de gevolgen ondervindt;
- de grondslag van het mandaat: de stemuitslag of een bestuursbesluit in de wendbare fase;
- wie het besluit uitvoert, met welk budget en hoe we het evalueren.
Na uitvoering voegen we het resultaat, ervaringen van betrokken mensen en correcties toe. Elke uitgave moet aan het besluit dat ertoe leidde kunnen worden gekoppeld.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, paragraaf 12.1.
Een geschiedenis die niet ongemerkt kan worden veranderd#
Vermeldingen zijn alleen betrouwbaar als ze niet ongemerkt achteraf kunnen worden aangepast. Daarom willen we de geschiedenis van belangrijke vermeldingen bijhouden in een openbaar register waaraan alleen kan worden toegevoegd: nieuwe vermeldingen komen aan het einde en oude mogen niet worden veranderd of verwijderd. Elke nieuwe vermelding zal een vingerafdruk van de voorgaande vermeldingen bevatten (een korte controlesom: verander één letter in een bestand en de vingerafdruk is anders), zodat verandering of verwijdering van een oude vermelding zichtbaar wordt. Onafhankelijke getuigen, mensen of instellingen buiten de stichting, moeten opeenvolgende registerstanden met een handtekening bevestigen.
Eerst komen daarin vingerafdrukken van softwareversies, waarmee kan worden gecontroleerd of het gedownloade programma precies het gepubliceerde is. We nemen er geen privé-inhoud of identificatoren in op waaruit gegevens over mensen kunnen worden afgeleid.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, paragraaf 12.2.
We zullen fouten vastleggen#
We verbinden ons ertoe een openbaar register van wezenlijke fouten en lessen bij te houden. We zullen beschrijven wat er gebeurde, wat de gevolgen waren, wat we over de oorzaken weten en wat nog moet worden opgehelderd, evenals de herstelwijze, verantwoordelijkheid voor vervolgstappen en het moment waarop de doeltreffendheid wordt getoetst. We bewaren afwijkende standpunten en verslagen van mensen die door het probleem zijn geraakt, met de mogelijkheid onze beoordeling te betwisten. Een fout toegeven moet de weg openen naar herstel en leren.
Meer: manifest, paragraaf 8.1 en whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, paragraaf 12.1.
Geschillen en bezwaren#
Op termijn moet een geschil over een besluit worden beoordeeld door een persoon of orgaan dat onafhankelijk is van degene die het besluit nam en uitvoert. Zolang de stichting alleen een bestuur heeft, publiceren we elk bezwaar met een openbaar antwoord van het bestuur; als het bestuur meerdere leden heeft, neemt het betrokken lid geen deel aan de beoordeling. Tegen de uitspraak is beroep mogelijk. Privacybescherming kan de details van de openbare vermelding beperken, maar heft de verantwoordelijkheid niet op.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, paragraaf 12.3.
Hoe we documenten veranderen#
Het manifest en de whitepapers zijn levende documenten. De actuele versie geeft het huidige standpunt van de stichting weer en de geschiedenis van eerdere versies en correctieredenen blijft toegankelijk. We willen ze openbaar laten beoordelen in Omniforum, de gedeelde ruimte voor gesprek, begrip en besluiten die we bouwen, waarbij we stellingen opsplitsen in moleculen: afzonderlijke beweringen en argumenten die kunnen worden getoetst.
We ontwikkelen organisatieregels openlijk: bij een wijzigingsvoorstel tonen we de reikwijdte, onderbouwing en gevolgen voor deelnemers. We wijzigen de statuten alleen wanneer dat voor een volgende stap nodig is. We overwegen ook de financieringsvoorwaarden voor verdere pijlers in de statuten vast te leggen (voorstel Z6 in het register van statutenwijzigingen, ter beslissing aan de oprichter), zodat die niet uitsluitend van de goede wil van het bestuur afhangen.
Nu tonen we de wijzigingsgeschiedenis op twee plaatsen: in het register van statutenwijzigingen, ook met versies die niet van kracht werden, en in het wijzigingslogboek van de website, waarin we wijzigingen van de website en documenten vastleggen, ook na opmerkingen van lezers.
Meer: whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, paragraaf 12.4 en manifest, hoofdstuk 9.
Lees en vertel wat je ervan vindt#
De volledige beschrijving van de openheidsregels staat in de whitepaper over de werkingsprincipes van de stichting, hoofdstuk 12 en de toezeggingen aan mensen in het manifest, paragraaf 7.1 en paragraaf 8.1. Als iets je aan het denken zet of onjuist lijkt, markeer dan dat fragment in het document en gebruik de knop “Ik heb een opmerking” of schrijf naar salve@novusignis.org.